(一) 设置查找条件
要查找某张凭证,首先需要设置查找该凭证的条件,本功能设置了多种凭证查找条件,能够查找出所有满足这些条件的凭证,下面将逐一介绍如何进行条件设置:
第一类:以期间段为条件进行查找(主要包括凭证日期、会计科目);
以凭证日期为查找条件:点击“条件定义”框中的“条件项目”中的“凭证日期”项,系统会在条件项目框边上出现凭证日期的编辑栏,您只需要在“起始日期”和“终止日期”的编辑栏中输入所属日期,其方法有两种:
1. 按照系统日期的表示方法,直接在栏目中输入;
2. 点击起始日期或终止日期栏右侧,打开日历表,然后从中选择需要的时间即可。
第二类:以数据字符为条件进行查找(主要有编号、金额等);
这类条件设置是与输入的数据字符进行比较,有四种比较方案,即任意、大于,小于、等于。
1. 以凭证编号为查找条件:点击“条件定义”框中的“条件项目”栏中的“凭证编号”项,系统会在条件项目框边上出现凭证编号的编辑窗口,系统默认的条件为“任意”编号;
2. 如果您要定义其他条件,可以点击各项条件前的条件选项,然后在编辑栏中输入相应的数据。
第三类:以存在状态为条件进行查找(是否审核、是否过账);
这类条件的设置主要有三种,即任意、是、否三种条件,比如是否审核即包括任意、是、否三种条件供选择。选择是,则只有审核过的凭证才满足条件;选择否,则只有未审核过的凭证才满足条件;选择任意,则显示所有会计凭证。
第四类:以唯一确认的条件进行查找(如制单人、审核人、登账人等);
比如制单人:在制单人编辑框内输入制单人的姓名,则凡是该制单人制作的凭证都将显示。
(二) 显示查找结果
条件设置完后,点击[查找],则所有满足条件的凭证就被查找出来,并显示在查找结果列表框中,且您设定的查找条件会显示在上方的“已定义条件”的显示框中。
(三) 显示会计凭证
如果您想阅览某个会计凭证,可以先选择凭证记录,然后点击[凭证显示](或双击所选凭证记录),可调出该张凭证,在未审核、登账的情况下还可以对其进行修改。
(四) 重新设置查找条件
如果您不想按照已设置的条件进行查找时,可以点击[条件重置],将“已定义条件”框中显示的内容清除掉,然后再按照上述方法继续设置其他查找条件。
(五) 打印凭证查找列表
点击[打印],进入凭证查询结果列表预览窗口,在此按打印,即可将凭证列表打印出来。
(六)凭证排列顺序
当该选项为“按凭证字号排列”时,查找结果中的记账凭证先按月分类,再按各月份的凭证字号顺序进行排序,此为默认设置;
当该选项为“按凭证日期排列”时,查找结果中的记账凭证先按月分类,再按各月份凭证的日期顺序进行排序。